Reuniões Eficientes

em ConGestionado 

O mundo corporativo parece ter sido tomado pelas reuniões. Muitos executivos provavelmente passam uma parte considerável de seu dia em salas com colegas, funcionários, clientes e fornecedores. Existem muitas críticas ao tempo “perdido” em reuniões, mas quando bem executadas, são ferramentas importantíssimas na colaboração, trabalho em equipe e na gestão empresarial.

Você pode tornar suas reuniões mais eficientes seguindo estas dicas:

1. Tenha uma agenda pré-definida

O foco é uma das características mais importantes de uma reunião eficiente. Ao distribuir para os participantes uma lista dos temas que serão tratados, você estará dando o primeiro passo para evitar dispersões e assuntos fora de contexto na reunião.

2. Preparação Prévia dos Participantes

Ao distribuir a agenda da reunião, informe também a preparação que os participantes devem ter. Ler relatórios e dados preliminares, levar documentos para a reunião e especificar o tempo que durará aumentarão a produtividade. O tempo da reunião não deve ser usado para a leitura de um documento que já poderia ter sido distribuído ou a explicação de um tema que já estava disponível previamente.

3. Escolha alguém para registrar a minuta

A minuta não dever ser escrita pelo líder ou facilitador da reunião. Isto somente faria que todos ficassem aguardando durante os momentos que a pessoa escreve. Além disso é importante ter um modelo pré-definido para a minuta, já que devem ser registradas pendências, decisões, responsabilidades e tempos.

4. Não permita que assuntos sejam misturados.

A agenda pode ser modificada quando extramamente necessário, mas isso deve ser evitado ao máximo. O que não pode acontecer é a mistura de assuntos. Não deixe que os participantes dispersem em discussões que não estão relacionadas ao tema em pauta. Se é necessário discutir outro assunto, modifique a agenda e peça que todos aguardem o momento certo para tratar o tema.

5. Mantenha as reuniões dentro do horário de trabalho.

Muitas reuniões serão urgentes e imprevisíveis, inclusive fora do horário de trabalho. No entanto, as reuniões que possam ser agendadas e preparadas com antecedência devem se concentrar dentro do horário normal de trabalho. Mesmo que a equipe seja pró-ativa, enérgica e dedicada, sempre fica a sensação aguardar o fim da reunião para voltar para casa. Isto somente causaria que alguns participantes procurem a solução mais rápida, e não a melhor.

6. Trabalhe com dados, não com política.
A política deve ficar de lado durante as reuniões. Se decisões são tomadas com base ao “achismo”, ou o chefe acaba ignorando as idéias dos funcionários e decide conforme suas próprias convicções, os participantes não terão motivação para procurar soluções melhores, e a reunião deixa de ter sentido. Trabalhe sempre com dados e evidências, e obtenha consenso de que os passos corretos estão sendo tomados.

7. Controle o tempo.

Depois de algum tempo dentro de uma sala de reunião, as pessoas começam a perder a concentração, e em alguns casos a paciência. Reuniões longas devem ter pausas programadas (e seguidas à risca). Se a agenda da reunião define um tempo para cada assunto, estes horários devem ser seguidos. Se está sendo gasto muito tempo com uma discussão interminável, proponha continuar esta discussão posteriormente e passar ao tema seguinte (isto permitirá que os participantes voltem ao tema com a cabeça mais fresca). Estas ações de controle do tempo ajudarão muito no foco e eficiência da reunião.

8. Escolha o ambiente correto.

O local e ambiente da reunião são fatores determinantes para seu sucesso. O local deve ser bem iluminado. Se precisa apagar a luz para uma apresentação, tente fazer isto no menor tempo possível, já que a escuridão causará um efeito de relaxamento no grupo. A temperatura deve ser, de preferência, um pouco baixa. Não a ponto de que todos passem frio na sala, mas temperaturas mornas também geram um efeito de relaxamento. Escolha também o horário correto no qual as pessoas podem se concentrar melhor nos temas discutidos (eu prefiro minhas reuniões pela manhã, entre 9 e meio-dia). Evite reuniões em locais abertos, já que o movimento pode distrair os participantes.
Tenha em mente que estas dicas servem na maioria dos casos, mas você deve avaliar como aplicar cada uma em sua situação específica. Fatores como cultura da empresa e procedimentos de trabalho podem influenciar a forma de executar uma reunião. Tome estas regras como um guia geral e adapte-as à sua realidade.

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